Die nachfolgenden Empfehlungen sollten Sie zumindest einmal lesen, selbst dann, wenn gegenwärtig nur Sie und keine weiteren Fallmanager*innen mit BEMdok arbeiten. Sie werden sich später viel Arbeit ersparen, wenn Sie bereits jetzt die folgenden Punkte bei der Einrichtung und Nutzung von BEMdok beachten.
▪Personalisieren
▪Fallmanager/BEM-Team identifizieren
▪Pfade für Backups und Exporte
▪Eigene Formulare
▪BEM-bezogene sonstige Dokumente
▪Verfahrensmerkmale ergänzen
▪Befragungen
▪Klienten-Stammdaten: BEM-ID
▪Klienten-Stammdaten: Funktionsbezeichnungen
▪Klienten-Stammdaten: Bezeichnungen für Abteilungen/Standorte/Niederlassungen
Personalisieren
Bitte richten Sie Ihre BEMdok-Software so ein, dass Sie als Nutzer alle notwendigen Einstellungen für sich vornehmen und auch Ihren vollständigen Namen in den Einstellungen nicht vergessen.
siehe: Einstellungen | Stammdaten | Unternehmensdaten
siehe: Einstellungen | Erweiterte Einstellungen und Optionen | Verschiedenes
Dies erspart Ihnen später viel Arbeit.
Fallmanager*in/BEM-Team identifizieren
Solange Sie in Ihrem Unternehmen allein mit BEMdok arbeiten, mag dies nicht als relevant erscheinen, aber spätestens, wenn sich Ihr Team vergrößert, kann sich Ihre evtl. nicht eindeutige Zuständigkeit für bestimmte Personen oder Abteilungen zum Problem erweisen.
Beispiel:
Sie sind in Ihrer Organisation allein für BEM zuständig. Dann wird Ihnen Ihre Personalabteilung alle Mitarbeiter*innen melden, die für ein BEM infrage kämen. Sobald die Zuständigkeit jedoch bei mehreren Fallmanagern liegt, sollten die einzelnen BEM-Kollegen nur die Mitarbeiter*innen zugewiesen bekommen, die in deren Zuständigkeitsbereich fallen.
Um der Personalabteilung diese Zuordnung zu ermöglichen, muss vorab eine Klärung darüber erfolgen, welche Fallmanager*innen für welchen Personenkreis oder Abteilungsbereich zuständig ist. Hierzu fertigen Sie am besten eine Liste mit den Namen der Fallmanager*innen, ihren Zuständigkeiten und deren Identifizierung (z.B. Fallmanager1, 2... oder Team A, B C oder ähnlich) an. Damit wird es der Personalabteilung möglich, Ihnen nur die Mitarbeiter*innen zu melden (etwa über den automatischen Import via XML-Schnittstelle), für die Sie im BEM-Team zuständig sind.
Eine eindeutige Identifizierung setzen Sie unter Einstellungen | Stammdaten | Unternehmensdaten | "BEMdok-Identifizierung".
Um Probleme mit der späteren Zuordnung zu vermeiden, ist es von höchster Bedeutung, dass Sie dies verbindlich mit Ihrem Team abstimmen und auch nicht mehr ändern.
Pfade für Backups und Exporte
Es bleibt allen BEMdok-Anwendern selbst überlassen, wo auf ihrem Rechner sie ihre manuellen Backups und die Exporte ablegen. So lange Sie hier keine Zuordnung vornehmen, werden alle Daten in Ihrem Dokumentenordner unter "<Dokumentenordner>\_BEMdok" abgelegt. Bitte wählen Sie in den Einstellungen | Erweiterte Einstellungen und Optionen die von Ihnen gewünschten Pfade aus.
Eigene Formulare
Viele Unternehmen werden sicherlich auf die Organisation abgestimmte Vorlagen benutzen wollen. Sagen Sie hierzu BEMdok unter »Einstellungen | Erweiterte Einstellungen und Optionen | Datenbank und Pfade«, wo es diese Formulare finden kann.
Weitere Informationen, auch darüber, wie Platzhalter in den eigenen Dokumenten benutzt werden können, finden Sie hier.
BEM-bezogene sonstige Dokumente
Um auch einen Zugriff auf Dokumente (Schriftwechsel, Anträge, Bescheinigungen etc.) zu haben, die für die BEM-Verfahren von Bedeutung sind, können Sie diese in einem speziellen Ordner ablegen und nach einem bestimmten Muster benennen. Damit wird es Ihnen möglich, einen direkten Zugriff zu erhalten, ohne jeweils BEMdok verlassen zu müssen.
Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie hier.
Verfahrensmerkmale ergänzen
Um beendete BEM-Verfahren abschließend auf ihre Wirksamkeit hin besser beurteilen zu können, haben Sie beim Abschluss eines Verfahrens jeweils die Möglichkeit, aus einer vorgegebenen Liste eine Reihe von eingesetzten Hilfen und Veränderungen auszuwählen. Diese Vorgaben dürften i.d.R. über neunzig Prozent aller Fälle abdecken.
Dennoch möchten Sie vielleicht auch eigene Einträge hinzufügen, wozu Ihnen BEMdok eine Möglichkeit bietet. Unter "Einstellungen | Erweiterte Einstellungen und Optionen | Ergänzungen" können Sie bis zu vier verschiedene Merkmale der Standardliste hinzufügen.
Weitere Informationen hierzu finden Sie hier.
Um Probleme mit der späteren Zuordnung zu vermeiden, ist es von höchster Bedeutung, dass Sie dies verbindlich mit Ihrem Team abstimmen und auch nicht mehr ändern.
Befragungen
Mit BEMdok können Sie nach Abschluss der Verfahren eigene Nachbefragungen bei den Mitarbeiter*innen durchführen, um auf diese Weise ein Feedback darüber zu erhalten, wie sich das BEM auf die konkrete Situation der einzelnen KollegInnen ausgewirkt hat.
Falls Sie möchten, benutzen Sie einfach die mitgelieferten Fragetexte. Sie können jedoch auch eigene Texte benutzen und/oder die Vorgaben Ihren Bedürfnissen entsprechend anpassen.
Wie Sie hierbei vorgehen, erfahren Sie hier.
Um Probleme mit der späteren Auswertung zu vermeiden, ist es von höchster Bedeutung, dass Sie dies verbindlich mit Ihrem Team abstimmen und auch nicht mehr ändern.
Klienten-Stammdaten: BEM-ID
Für das weitere Verfahren ist es von erheblicher Bedeutung, dass Sie eine einheitliche Regelung darüber treffen, wie sich Ihre verwendete BEM-ID zusammensetzt. Grundsätzlich können Sie jede alphanumerische Bezeichnung wählen (das kann etwa der Name des Klienten o.ä. sein). Wir empfehlen jedoch nachdrücklich, eine laufende Nummer (z.B. die Personalnummer) zu verwenden, um Dopplungen zu vermeiden.
Auf jeden Fall sollten Sie auch hierüber ein Einvernehmen in Ihrem Team herbeiführen.
Klienten-Stammdaten: Funktionsbezeichnungen
Um eine spätere Auswertung der BEM-Fälle nach betrieblichen Funktionen zu ermöglichen, ist es erforderlich, eine einheitliche Schreibweise der Funktionsbezeichnungen zu vereinbaren. In diesen Abstimmungsprozess sollte möglichst auch die Personalabteilung einbezogen werden, da sie Ihnen oftmals bereits die entsprechenden Klienten-Stammdaten zur Verfügung stellen wird.
Weitere Informationen finden Sie hier.
Um Probleme mit der späteren Auswertung zu vermeiden, ist es von höchster Bedeutung, dass Sie dies verbindlich mit Ihrem Team abstimmen und auch nicht mehr ändern.
Klient*innen-Stammdaten: Bezeichnungen für Abteilungen/Standorte/Niederlassungen
Wie schon beim vorherigen Punkt hat auch die einheitliche Bezeichnung von Abteilungen/Standorten oder Niederlassungen für die Auswertung höchste Priorität.
Weitere Informationen finden Sie hier.
Um Probleme mit der späteren Auswertung zu vermeiden, ist es von höchster Bedeutung, dass Sie dies verbindlich mit Ihrem Team abstimmen und auch nicht mehr ändern.
vgl.:
