Verweis auf klientenbezogene Dokumente
Im Laufe eines jeden BEM-Verfahrens gibt es regelmäßig eine Reihe von Dokumenten, die eingehen oder selbst erstellt werden. Dazu gehören beispielsweise:
•Anträge
•Briefwechsel
•Urkunden (Kopien)
•etc.
Soweit es sich um ausgehende Dokumente handelt, werden diese außerhalb von BEMdok erstellt und gepflegt. Eingehende Dokumente werden manchmal archiviert (etwa als PDF-Datei), um damit einen ständigen und schnellen Zugriff zu gewährleisten.
Derartige Vorgänge können mit BEMdok selbst zwar dokumentiert, jedoch nicht erstellt werden.
Um den Fallmanagern im Einzelfall dennoch eine Übersicht über solche Dokumente zu ermöglichen, die einzelne Klienten betreffen, kann BEMdok eine Liste dieser klientenbezogenen Dateien verwalten. Hiermit wird es an verschiedenen Stellen möglich, einen direkten Zugriff darauf zu erhalten.
Voraussetzungen
Damit BEMdok Ihre fallbezogenen Dokumente auch finden und an der richtigen Stelle einbinden kann, sind einige Voraussetzungen zu beachten:
▪Speicherort
Legen Sie bitte alle BEM-Dokumente an einem gemeinsamen Ort ab, unabhängig davon, welchen Klienten sie betreffen.
Beispiel:
Richten Sie in Ihrem standardmäßig genutzten Dokumentenverzeichnis (z.B.: "C:\Users\<IhrName>\Documents") einen weiteren Ordner ein (etwa: "_BEMdok\Klientendokumente"), in welchem Sie zukünftig alle Ihre Dateien ablegen, die die BEM-Verfahren betreffen. Dies können Texte (*.doc, *.docx o.a.), Arbeitsblätter (*.xls, *.xlsx o.a.) oder auch PDF-Dateien sein. Wichtig ist nur, dass Sie diese auf Ihrem Rechner auch öffnen können.
▪Dateinamen
Damit BEMdok Ihre Dateien auch Ihren jeweiligen Klienten zuordnen kann, sind die Dateibezeichnungen nach einem bestimmten Muster zu vergeben. Jeder Name einer Datei sollte aus der BEM-ID des jeweiligen Klienten, dem Trennungszeichen "-" (ohne Anführungszeichen) und einem beliebigen Bezeichnungstext bestehen.
Wichtig: Sollte Ihre BEM-ID eines der nachfolgenden Sonderzeichen enthalten, so lassen Sie diese bitte bei der Vergabe des Dateinamens einfach weg, da das Windows-Dateisystem diese nicht unterstützt:
\ * / ? < > : ; ' ´ `
MUSTER: BEMid-Dateiname
Beispiel:
Legen Sie für Ihren Klienten mit der BEM-ID "2222" eine Textdatei zu einer Antragstellung bei einer Berufsgenossenschaft an. Dann könnte der Dateiname folgendermaßen aussehen:
2222- Antrag BG 22.02.2015. Anschließend speichern Sie diese Datei in Ihrem zuvor angelegten speziellen Ordner für BEM-Dokumente.
Handhabung
BEMdok kann Dokumente, die diesen Voraussetzungen genügen, fallbezogen an mehreren Stellen anzeigen:
•In den Personalstammdaten der Klienten
•In der Aktionsliste (sobald ein Klient ausgewählt wurde)
•In den Klienten-Infos
Hier erscheint bei Aufruf eine Übersichtsliste, die alle Dokumente des jeweils aktiven Klienten enthält:
Wie deutlich wird, beginnen alle gefundenen Dokumente mit der BEM-ID des aktuellen Klienten, während der Text danach beliebig sein kann.
Ein Doppelklick auf einen Eintrag öffnet die Anwendung (etwa Word, Excel, Acrobat o.ä.), die der jeweiligen Datei zugeordnet ist. Dieser Vorgang geschieht außerhalb von BEMdok.
vgl.:
Pfad der Dokumentenablage eingeben
Klienten-Stammdaten
HelpDesk
