Eigene Formulare als Standardvorlage definieren
Die für die Aufnahme und den weiteren Verlauf des BEM-Verfahrens notwendigen Formulare können aus verschiedenen Quellen stammen.
BEMdok stellt Ihnen beispielhaft ein Muster-Formular einer Klientenerklärung zur Verfügung. Bei seiner Verwendung werden automatisch die aktuell zugeordnete BEM-ID, das Tagesdatum und der Name des aktiven Anwenders eingesetzt.
Darüber hinaus können eigene Formulare als Vorlagen in BEMdok eingebunden werden. Hierzu definieren Sie die jeweiligen Formulare bitte zuvor in den Erweiterten Einstellungen.
Hinweis: Es können nur solche Formulare benutzt werden, die von Ihnen hierzu explizit in die entsprechenden Vorlagen-Verzeichnisse gelegt worden sind.
Auswahl der einzubindenden Formulare
Als Vorlagen können Sie solche Textdokumente erstellen, die auf Ihrem Rechner lauffähig sind.
Beispiele für Datei-Endungen, die als Vorlage definiert werden können:
•*.doc (Word-Dokument)
•*.docx (Word-Dokument)
•*.rtf (Rich-Text-Format, z.B. von Word oder aus anderen Textverarbeitungen wie OpenOffice)
•*.pdf (PDF-Format) - Achtung: Hier können keine Platzhalter verwendet werden!
Voraussetzung für die erfolgreiche Verwendung eigener Dokumente ist, dass Sie diese auch auf Ihrem BEMdok-Rechner wiedergeben können (z.B. indem MS-Office darauf installiert ist).
Formatierung des einzubindenden Formulars
Sie haben die Möglichkeit, in Ihren externen Formularen, die Sie zur Einbindung vorsehen, Platzhalter an solchen Stellen zu platzieren, die BEMdok später durch einen entsprechenden Text ersetzt.
Die BEMdok-Platzhalter folgen einer bestimmten Syntax:
Platzhalter |
Bedeutung |
Bemerkung |
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$Anrede$ |
Setzt an die entsprechende Stelle entweder "Frau", "Herr" oder Vor- und Zunamen |
Orientiert sich an der Auswahl "Geschlecht" in den Personenstammdaten |
$Briefanrede$ |
Langform der Anrede |
z.B. Sehr geehrte Frau Dr. Münchhausen |
$Titel$ |
Klienten-Titel |
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$KLname$ |
Klienten-Name |
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$KLvorn$ |
Klienten-Vorname |
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$KLgeb$ |
Klienten-Geburtstag |
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$KLanschrift$ |
Anschrift des Klienten (p) |
$Anrede$, PLZ, Ort, Straße (p) |
$KLTelp$ |
Telefon (p) des Klienten |
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$AbtNL$ |
NL/Filiale/Abteilung |
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$PNr$ |
Personalnummer |
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$FMname$ |
Name des bearbeitenden Fallmanagers |
Ist noch kein Klartext-Name erfasst, erfolgt einmalig eine entsprechende Abfrage mit nachfolgender Speicherung |
$Funktion$ |
Funktion des Klienten im Unternehmen |
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$Erstgespr$ |
Datum des Erstkontakts-/Erstgesprächs |
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$EndGespr$ |
Datum des BEM-Abbruchs bzw. BEM-Endes |
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$Gort$ |
Ortsangabe des Treffpunkts zu einem BEM-Gespräch |
für Einladungsschreiben, sonst Ortsbezeichnung der Privatanschrift |
$Gdatum$ |
Datum des Treffens |
für Einladungsschreiben |
$WV$ |
Wiedervorlage-Termin nur für Einladungen/Erinnerungen |
(kann für "Antwort bis xxx erbeten" genutzt werden) |
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$Tagesdatum$ |
Aktuelles Datum vom Tag des Ausdrucks |
Sollte nicht eingesetzt werden, wenn das Datum variabel bleiben soll |
$BEMid$ |
BEM-ID |
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Diese Platzhalter werden in die einzubindenden Formulare an die Stelle gesetzt, an der später der Klartext stehen soll. Sie können die Platzhalter nach eigenen Wünschen formatieren (z.B.: Schriftart, -farbe und -größe etc.).
Bitte beachten Sie diese Randbedingungen: 1.Sobald Sie Platzhalter einsetzen, darf die Dokumenten-Vorlage keine Formularfelder mehr enthalten. 2.Platzhalter können ausschließlich in Formularen mit den Endungen "*.doc", "*.docx", "*.rtf", "*.otd" und "*.txt" verwendet werden. (PDF-Dateien können angezeigt, jedoch nicht verändert werden) 3.Bei Bedarf können andere Textbestandteile des auszudruckenden Formulars modifiziert werden. 4.Die Vorlage wird durch evtl. Änderungen nicht berührt. 5.Ihr Rechner muss in der Lage sein, die entsprechenden Formulare auch aufzurufen/auszuführen. |
siehe auch:
