Klient*innen zum BEM-Gespräch einladen
Bei Bedarf können Sie Einladungen zu BEM-Gesprächen nach diesem Schema erfassen und verwalten:
Bei Aufruf des Menüpunktes "Verfahren | Einladung/Erinnerung" kann zunächst auf der linken Seite der Klient*innen-Name ausgewählt werden:
Liegen bereits Einladungen vor, so erscheinen sie in der Liste rechts. Sind noch keine vorhanden oder soll eine neue erstellt werden, so drücken Sie bitte den Button "NEUE Einladung".
In dem nun erscheinenden neuen Fenster tragen Sie die Daten der Einladung ein:
"Termin/Uhrzeit" und "Aktueller Treffpunkt/Ort" sind selbsterklärend, der Eintrag unter "Aktueller Terminstatus" sollte aktualisiert nachgetragen werden - er kennzeichnet u.a. die Erledigung eines Gesprächstermins.
Bitte beachten Sie: Die Angaben unter "Minuten" beziehen sich auf die Zeit, die Sie für diese Aktion (Einladung/Erinnerung) benötigt haben und sind optional.
Im unteren Bereich kann eine Wiedervorlage über den BEMdok-Kalender veranlasst werden. Wählen Sie entweder eine feste Zeitspanne (7, 14 oder 21 Tage ab dem aktuellen Tagesdatum) aus oder "keine" Wiedervorlage.
Klient*innen an BEM-Termin erinnern
Falls erforderlich, können Sie Ihre Klient*innen auch an einen bevorstehenden Termin erinnern (etwa dann, wenn noch keine Rückmeldung erfolgte oder es Ihnen aus anderen Gründen sinnvoll erscheint).
Hierzu rufen Sie wieder die Funktion "Verfahren | Einladung/Erinnerung" auf und wählen den entsprechenden Klient*innen-Namen aus. Durch einen doppelten Mausklick auf die jeweilige Einladung (= Liste rechts) können (weitere) Erinnerungen aktiviert werden (siehe Abbildung oben). Es sind bis zu 4 Erinnerungen möglich.
Übernahme in die Aktionsliste
Alle Einladungen und Erinnerungen werden automatisch in die Aktionsliste der Klient*innen übernommen.
Diese Aktionen können dort allerdings nicht verändert werden. Sollte es erforderlich sein, hier Anpassungen vorzunehmen, so kann dies über den Menüpunkt "Verfahren | Einladung/Erinnerung" erfolgen. Alle hier eingegebenen Änderungen werden automatisch in die entsprechenden Aktionsverläufe übernommen.
Übernahme in den BEMdok-Kalender
Neue Einladungen werden automatisch in den BEMdok-Kalender übernommen. Dies gilt ebenso für Wiedervorlagen.
Einsatz eigener Vorlagen/Dokumente
Bei Bedarf können eigene (unternehmensspezifische) Formularvorlagen als Grundlage der erstellten Einladungen/Erinnerungen herangezogen werden. Um den erstellten Text mit passenden Feldern zu füllen, können passende Platzhalter (z.B. für Namen, Anschrift, Termin etc.) verwendet werden.
Tutorial
Tutorial "Einladen und Erinnern"
Weitere Detail-Informationen und Handlungsbeispiele hierzu im BEMdok-HelpDesk.
vgl.:
