Zum BEM-Erstgespräch einladen
Ausgangssituation
Die BEM-Fallmanager*innen bzw. BEM-Teams bekommen von der Personalabteilung regelmäßig eine Liste solcher Mitarbeiter*innen übermittelt, die aufgrund krankheitsbedingter Fehlzeiten einen BEM-Anspruch erworben haben. Über den Stammdaten-Import sind diese Mitarbeiter-Stammdaten schnell in BEMdok verfügbar.
Problemlage
Obwohl in vielen Organisationen die Einladung zu einem Erstgespräch über die Personalabteilung erfolgt, kann es im Einzellfall auch einmal für ein BEM-Team erforderlich sein, entsprechende Einladungsschreiben selbst zu verfassen und zu versenden.
Dabei können in aller Regel standardisierte Textvorlagen verwendet werden, es müssen jedoch in jedes einzelne Schreiben die Anschrift des jeweiligen Mitarbeiters (manuell) eingefügt werden.
Problemlösung
Grundsätzlich gehört im BEM-Verfahren die Erstellung von Anschreiben jeder Art nicht zu den Aufgaben einer Dokumentation. Dennoch stellt Ihnen BEMdok zwei wichtige Hilfestellungen bereit:
•Quelldatei für Serienbriefe
Jedesmal, wenn Sie neue Meldungen Ihrer Personalabteilung über die integrierte XML-Schnittstelle für Ihre Arbeitsdatenbank(!) einlesen, wird parallel eine Adressliste im Excel-Format erstellt, die Sie als Grundlage für entsprechende Serienbriefe benutzen können. Hierzu wird Ihnen nach Abschluss eines Importvorgangs eine erläuternde Mitteilung angezeigt.
Sie finden die Adressliste im Verzeichnis "Adressen" Ihres zuvor definierten BEMdok-Export-Ordners.
Wichtig: Sie sollten die jeweilige Datei aus Datenschutzgründen wieder von Ihrem Rechner entfernen, sobald Sie diese nicht mehr benötigen.
•Manuelles Erstellen
Für die individuelle Erstellung steht seit der Version v3.10 eine weitere Möglichkeit zur Verfügung, die individuelle BEM-Einladungen auf der Grundlage eigener Formulare ermöglicht und diese automatisiert in die Aktionslisten und den Kalender einträgt.
vgl.:
XML-Schnittstellenbeschreibung
