Beschreibungstexte (Funktionen und Standort/Filiale/Abteilung/Niederlassung)
An anderer Stelle wurde ausführlich auf die Bedeutung einheitlicher Schreibweisen/Bezeichnungen in den Stammdaten hingewiesen.
Zusätzlich haben wir zu diesem Thema ein kleines Video-Tutorial in unser HelpDesk bereitgestellt...
•Begründung
Eingaben, die sich z.B. auf die innerbetriebliche Funktion oder die organisatorische Einheit des Klienten beziehen, sollten in einer einheitlichen, identischen Schreibweise verwendet werden. Dies meint nicht nur die Rechtschreibung, sondern auch die Formulierung selbst.
Aus diesem Grund sind die beiden Eingabefelder in den Personenstammdaten mit einer Listenfunktion versehen, die es gestattet, aus den bereits vorhandenen Einträgen einen passenden auszuwählen. Findet sich hier (noch) nicht der gewünschte Begriff, so kann an gleicher Stelle ein neuer eingegeben werden.
Bei der Neueingabe ist zu berücksichtigen, dass diese möglichst neutral gehalten wird.
Beispiel 1: Wenn Sie etwa die Funktionsbezeichnung "Buchhalterin" wählen, würde vermutlich in einem weiteren Fall, wenn es um einen Mann in diesem Bereich geht, der Begriff "Buchhalter" zur Anwendung kommen. Da es hier aber um eine generelle Funktionsbezeichnung unabhängig vom Geschlecht geht, würden aus einer beruflichen Funktion zwei gemacht.
Anmerkung:
Die Geschlechtszugehörigkeit wird in den Auswertungen sehr wohl unterschieden, allerdings nur über die entsprechenden Angaben zur Person!
Beispiel 2: In Ihrem Unternehmen arbeiten mehrere Personen als Fahrer. Wenn nun einmal der Begriff "Fahrer", ein anderes Mal "Lkw-Fahrer" oder "Auslieferungsfahrer" benutzt wird, entstünden damit mehrere unterschiedliche Bezeichnungen für ein und dieselbe Funktion.
Beispiel 3: Auch verschiedene Bezeichnungen für Abteilungen (Filialen etc.), können zur Verwirrung führen, wenn etwa die "Personalabteilung" einmal so, ein anderes Mal mit "Personalverwaltung" oder gar nur "Personal" benannt wird.
Das zentrale Problem, das hierdurch entsteht, wird dann erst später deutlich, wenn Sie eine Auswertung Ihrer BEM-Fälle vornehmen, weil alle unterschiedlichen Schreibweisen auch als unterschiedliche Zuordnungen betrachtet werden.
•Überprüfung
Um zu überprüfen, dass nur zuvor festgelegte und nicht synonyme (= verwandte), ähnliche oder doppelte Bezeichnungen zum Einsatz kommen, besteht die Möglichkeit, sich alle verwendeten Begriffe anzeigen zu lassen. Damit kann eine Vereinheitlichung leicht umgesetzt werden.
Wichtig: Sie erreichen die Überprüfungsfunktion unter Menü "Einstellungen | Erweiterte Einstellungen und Optionen | Einträge prüfen" |
•Beispiele für unklare, mehrdeutige Funktionsbeschreibungen
•Beispiele für unklare, mehrdeutige Standortbezeichnungen
•Weshalb dies zum Problem wird
Bei späteren Auswertungen und Analysen werden alle Doppelungen/Mehrfachnennungen, ob in den Funktionsbeschreibungen oder Standortbezeichnungen, fälschlicherweise als isolierte einzelne Fälle betrachtet. Damit würden diese Auswertungen weitgehend an Wert verlieren.
•Lösung 1: Manuelle Anpassung
Im Abschnitt Organisatorische Abstimmungen wurde im Detail dargelegt, welche Überlegungen angestellt werden sollten, um eine einheitliche Begriffsbildung ohne Mehrdeutigkeiten zu gewährleisten.
Sollten doch einmal Bezeichnungen (wg. Mehrdeutigkeit, Tippfehler oder falscher Rechtschreibung) korrigiert werden müssen, so suchen Sie in der Klientenübersicht (Menü: Klienten | Klientenauswahl) nach Einträgen mit dem entsprechenden Begriff, wählen sie aus und ändern die Bezeichnung entsprechend.
•Lösung 2: Globale Anpassung
Wir empfehlen eindeutig die oben genannte Lösung 1, weil hierbei die beste Kontrolle darüber gewährleistet wird, welche Klientendaten geändert werden. Nachdem es hierzu jedoch eine große Zahl von Supportanfragen mit Änderungswünschen gab, stellen wir ab Version 3.3.2 auch eine globale Anpassungsmöglichkeit bereit:
•doppelklicken Sie hierzu auf den zu ändernden Begriff
•bestätigen Sie die nachfolgende Kontrollabfrage
•tragen Sie anschließend den neuen Begriff ein
•klicken Sie auf den Button "ändern".
Beachten Sie bitte, dass Sie mit dieser Funktion alle Vorkommen des Begriffs "alterBegriff" gegen den neuen "neuerBegriff" austauschen.
vgl.:
