Funktionsweise des Stammdaten-Imports
Ausgangssituation
BEM-Teams oder auch einzelne -Fallmanager stehen häufig vor dem Erfordernis, dass ihnen die Personalabteilung eine mehr oder minder hohe Anzahl von Mitarbeitern meldet, die aufgrund ihrer krankheitsbedingten Fehlzeiten für das BEM vorgeschlagen wird.
Problemlage
Zumeist wird eine Liste in gedruckter oder elektronischer Form (z.B. im Word- oder Excel-Format) an die zuständigen BEM-Mitarbeiter übermittelt, die diese nun manuell in BEMdok zu übertragen haben. Dies ist nicht nur sehr arbeitsintensiv, sondern auch äußerst fehleranfällig (Lese-/Tippfehler etc.). Hinzu kommt noch, dass in der übermittelten Liste oftmals Informationen fehlen, die der Personalabteilung zwar vorliegen, aber dennoch nicht mitgeschickt werden. Damit muss im BEM-Erstgespräch nicht selten nach weiteren Daten (etwa Kontaktinformationen, Eintrittsdatum, Funktion o.ä.) gefragt werden, die nicht unbedingt zu diesem Erstkontakt gehören.
Lösung
Zweckmäßig wäre es daher, wenn alle für das BEM-Verfahren sinnvollen Informationen gleich bei der Meldung von Mitarbeitern mit übermittelt werden könnten. Dies spart nicht nur Zeit bei der Neu-Einrichtung von Klienten, sondern eröffnet zusätzlichen Freiraum in den ersten BEM-Gesprächen.
Umsetzung
Seit der Version 2.1 stellt BEMdok die Möglichkeit zur Verfügung, über eine XML-Schnittstelle BEM-relevante Mitarbeiterdaten zu importieren.
Hierzu ist es erforderlich, dass Ihre Personalabteilung eine XML-Datei solcher Mitarbeiter bereitstellt, die aufgrund ihrer krankheitsbedingten Fehltage einen BEM-Anspruch erworben haben. Anschließend muss diese Datei nur noch eingelesen werden.
Ihre Personalabteilung verfügt in aller Regel in der eingesetzten Software über eine Funktion, über die bestimmte Informationsfelder in definierbaren Formaten ausgegeben werden können. Sollte dies im Einzelfall nicht der Fall sein, so kann mithilfe der IT-Abteilung einmalig ein Skript entwickelt werden, das die gewünschten Daten in der erforderlichen Form liefert.
Damit Ihre Personal- und/oder IT-Abteilung die erforderlichen Daten bereitstellen kann, die BEMdok dann über die integrierte Schnittstelle einliest und weiterverarbeitet, finden Sie hier eine ausführliche Schnittstellenbeschreibung. Leiten Sie diese an Ihre IT-Kollegen weiter...
vgl.:
XML-Schnittstellenbeschreibung
