Stammdaten von Personalabteilung importieren
Sobald die Personalabteilung neue Mitarbeiter meldet, die aufgrund ihrer krankheitsbedingten Fehlzeiten einen BEM-Anspruch erworben haben, können diese entweder manuell in BEMdok angelegt oder automatisiert übernommen werden. Bei einer Nutzung der XML-Schnittstelle über eine entsprechende Datei kann BEMdok jedoch auch automatisch solche Informationen verarbeiten, die Ihnen Ihre Personalabteilung bereitstellt.
Rufen Sie hierzu den Menüpunkt "Klienten | Klientenliste lesen (von Personalabteilung)" auf:
Ein Klick darauf ruft ein weiteres Fenster auf, das zuerst eine Eingabe von Ihnen darüber erwartet, wo BEMdok auf die Importdatei (die Sie von der Personalabteilung erhalten haben) zugreifen kann:
Nach erfolgreicher Auswahl wird der Pfad und der Name der Datei in blauer Schrift angezeigt.
(Hinweis. Der Dateiname kann beliebig gewählt werden, muss jedoch die Erweiterung ".xml" besitzen).
Vorarbeiten
Um sicherzugehen, dass es sich um die richtige Datei handelt und diese auch fehlerfrei gelesen werden kann, klicken Sie anschließend auf den Button »testen«.
Wenn der Test erfolgreich durchlaufen und keine Fehler gefunden wurden, bleibt der Bereich "Probleme" leer und Sie können den eigentlichen Import durch »Import starten« in Gang setzen.
Sollten Fehler gefunden werden, informieren Sie bitte Ihre Personal- bzw. IT-Abteilung.
Mögliche Fehler sind:
•Falsche BEM-Identifizierung
In diesem Fall war die eingelesene Datei nicht für Sie, sondern für ein anderes BEM-Team oder einen anderen BEM-Fallmanager erstellt worden.
Lösung: Achten Sie bitte darauf, dass Sie Ihre eindeutige BEMdok-Kennung festgelegt haben und die Personalabteilung diese auch in der Importdatei verwendet hat!
•Falsche XML-Struktur
Sollten einzelne Elemente in der XML-Datei fehlen, wird diese automatisch zurückgewiesen.
Lösung: Informieren Sie Ihre IT-Abteilung und bitten Sie um Überprüfung der Vollständigkeit sowie der korrekten Syntax.
•Falsche Datei
Vielleicht haben Sie auch nur eine falsche Datei ausgewählt...?!
Import
Der eigentliche Importvorgang dauert auch bei größeren Listen nur wenige Sekunden und wird Ihnen parallel im rechten Fenster angezeigt. Nach erfolgreichem Abschluss wird Ihnen ein Fenster mit Hinweisen zum weiteren Vorgehen angezeigt.
Die nächsten Schritte
Beim Import der neu vorgeschlagenen Mitarbeiter hat BEMdok diese in die Klientenliste eingetragen und ihnen eine vorläufige BEM-ID zugewiesen. Sie erkennen die neuen Einträge an der ID "$$ NEU" und einer farblichen Hervorhebung.
Als erstes sollten Sie diese Einträge aufrufen, auf Vollständigkeit prüfen und erforderliche Ergänzungen/Berichtigungen vornehmen. Vergessen Sie nicht, eine (Ihren Regeln entsprechende) BEM-ID zuzuweisen!
Wichtig: Nach dem Einlesen einer Importdatei sollte diese nicht noch einmal eingelesen werden, da sonst Mehrfacheinträge in Ihrer Datenbank unvermeidlich wären! Am besten löschen Sie die Datei - berücksichtigen Sie dabei die Bestimmungen des Datenschutzes!
vgl.:
XML-Schnittstellenbeschreibung
siehe auch: Einladungen zum Erstgespräch
