Weshalb die Übergabe von Klientendaten an einen anderen BEMdok-Anwender eine Ausnahme ist, und was Sie dabei berücksichtigen sollten
Im Normalfall eines BEM-Verfahrens wird ein Klient von einem Mitglied des BEM-Teams fest betreut. Dies ändert sich auch bis zum Abschluss nicht.
Es können jedoch Situationen entstehen, in denen es erforderlich wird, einen oder mehrere Klienten einem anderen Mitglied des BEM-Teams (BEMdok-Nutzer) zur weiteren Betreuung zu übergeben. Dies ist etwa dann der Fall, wenn der bisher Zuständige langfristig ausfällt (etwa wegen Krankheit) oder das Unternehmen verlässt.
Wichtig:
Bitte achten Sie in diesem Zusammenhang besonders auf die Vorgaben des Datenschutzes, und holen Sie ggfs. die Zustimmung der/des jeweiligen Klienten hierzu ein. |
BEMdok unterstützt ein solches Verfahren. Dabei sind jedoch einige Randbedingungen zu beachten:
•Datenschutz
Grundsätzlich ist eine "Übergabe" des Klienten an ein anderes BEM-Team-Mitglied von dem/den betroffenen Klienten zu genehmigen.
Lösung: Lassen Sie sich hierzu eine entsprechende Einverständniserklärung unterzeichnen.
•Dubletten I
Im Falle einer Übergabe müssen auf dem exportierenden Rechner alle betroffenen Klienten gelöscht werden. Andernfalls würden Dubletten entstehen, das heißt, ein Klient würde gleichzeitig auf verschiedenen BEMdok-Rechnern geführt werden.
Lösung: Auf dem "abgebenden" Rechner müssen nach dem Export die entsprechenden Klientendaten (= Stammdaten, Aktionen, Förderanträge, Löschliste) rückstandslos entfernt werden.
•Dubletten II
Auch nach dem Löschen der exportierten Klientendaten können Dubletten entstehen, nämlich dann, wenn u.U. ein Backup wiederhergestellt wird, das noch "alte" Klienten enthält.
Lösung: Automatische Löschung aller Backups, die vor dem Export-Zeitpunkt erstellt wurden.
•Gültigkeit der BEMdok-Auswertungen
Alle in BEMdok erfassten Klienten samt ihrer Aktionen etc. werden nach Beendigung des jeweiligen Verfahrens zur Löschung vorgeschlagen. Die endgültige Löschung nimmt der BEMdok-Anwender vor.
Damit diese Daten nach diesem Zeitpunkt dennoch für die statistischen Auswertungen weiterhin zur Verfügung stehen, werden sie anonymisiert (d.h. ohne Identifizierbarkeit des gelöschten Klienten) weitergeführt.
Da bereits durchgeführte Löschungen in der Klientenliste nicht mehr sicht- und damit auswählbar sind, muss eine Möglichkeit vorhanden sein, auch diese (unsichtbaren) Informationen beim Export mit einzuschließen.
Lösung: Option "Alle Klienten und ZUSÄTZLICH statistische Daten bereits gelöschter Klienten exportieren" auswählen.
•Datensicherheit I
Bei jeder IT-Operation besteht grundsätzlich die Gefahr, dass ein unerwarteter Fehler auftritt und es zu einem Datenverlust kommt.
Lösung: Als erster Schritt während des Exportes wird eine automatische Datensicherung ("SICHERHEITSBACKUP") durchgeführt, die im Falle von Problemen wiederhergestellt werden kann.
•Datensicherheit II
Auch bei der erzeugten Export-Datenbank ist darauf zu achten, dass sie sensible, personenbezogene Daten enthält, die vor jedem Zugriff unbefugter Dritter geschützt werden muss.
Lösung 1: Auch diese Datenbank wird passwortgeschützt und zweifach verschlüsselt.
Lösung 2: Überprüfen Sie, ob nach dem Import alle gewünschten Klientendaten korrekt vorhanden sind.
Löschen Sie anschließend die Export-Datenbank auf den Rechnern des abgebenden (exportierenden) und des empfangenden (importierenden) Nutzers. Falls für die Übertragung ein Transport-Medium (z.B. USB-Stick, externe Festplatte o.ä.) benutzt wurde, ist die Datei auch hier zu löschen.
Wie deutlich wurde, sind beim Klienten-Export viele sicherheitsrelevante Bedingungen zu berücksichtigen. Bis auf das abschließende Löschen der Exportdaten führt BEMdok dies automatisch für Sie durch. Dennoch ist es wichtig, dass Sie die Auswirkungen des Vorgangs verstehen.
Nachdem Sie den Button "Export starten" gedrückt haben, darf er nicht unterbrochen werden! Haben Sie den Export einmal irrtümlich ausgelöst, so warten Sie bitte dessen Ende ab und stellen anschließend das "SICHERHEITSBACKUP" wieder her.
Läuft auf dem abgebenden und dem Import-Rechner alles zufriedenstellend, sollte auch das SICHERHEITSBACKUP von Ihnen gelöscht werden.
Wichtig:
Export- und Importfunktion stehen ausschließlich im Normalbetrieb zur Verfügung. Ist die Testdatenbank aktiv, können weder ein Export noch ein Import durchgeführt werden.
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vgl.:
