Allgemeine Hinweise zur Bedeutung des Datenschutzes und dessen Umgang im BEM
Das BEM-Verfahren unterliegt besonderen Datenschutzregeln.
Obwohl die Arbeitgeber „Herr/Frau des Verfahrens“ sind, dürfen nicht alle Informationen für sie zugänglich sein. Besonders personenbezogene Daten wie Gesundheitsangaben oder Probleme aus dem privaten Bereich sind aus Sicht der Beschäftigten schützenswert. Gleichzeitig sollen die Arbeitgeber jedoch mithilfe der Personalakte dokumentieren können, den gesetzlichen Vorgaben des § 84 Absatz 2 SGB IX zum betrieblichen Eingliederungsmanagement nachgekommen zu sein. Um beiden Punkten zu entsprechen, ist die BEM-Akte als Teilakte anzusehen, auf die in der Personalakte hingewiesen werden kann. Die BEM-Akte und die in ihr enthaltenen Informationen sind aber dem Zugriff der Arbeitgeber und der Personalabteilung entzogen
BEMdok ist ausdrücklich als Verfahrenserleichterung sowie als Dokumentations- und Auswertungsunterstützung des BEM-Teams gedacht. BEMdok ersetzt keine BEM-Akte, in der auch Schriftstücke (Protokolle, Anträge, Stellungnahmen, Schweigepflichtentbindungen etc.) abgelegt sein können.
Aufbewahrung und Vernichtung von Daten zum betrieblichen Eingliederungsmanagement in der BEM-Akte
Gesetzliche Regelungen zur Aufbewahrung und Vernichtung von in den BEM-Akten abgelegten Unterlagen und Vermerken zum betrieblichen Eingliederungsmanagement existieren noch nicht. Nach § 35 Absatz 2 Satz 2 Nr. 3 BDSG sind Daten zu vernichten, wenn für die Erfüllung des Zwecks die Speicherung nicht mehr erforderlich ist. Eine Festlegung, wann dies auf die im BEM-Verlauf erhobenen Daten zutrifft, gibt es nicht, aber wir können zur Aufbewahrung und Vernichtung von BEM-Unterlagen die folgenden Empfehlungen geben:
Die in der BEM-Akte befindlichen Unterlagen zum betrieblichen Eingliederungsmanagement sind drei Jahre nach dessen Ende zu vernichten oder an die Betroffenen zu übergeben.
So können Arbeitgeber für einen bestimmten Zeitraum überblicken, ob er sie ihrer Pflicht aus § 84 Absatz 2 SGB IX nachgekommen sind. Nach drei Jahren ein solcher Überblick nicht mehr erforderlich. Insbesondere sind dann kündigungsschutzrechtliche Konsequenzen des betrieblichen Eingliederungsmanagements regelmäßig nicht mehr zu erwarten. Es kann davon ausgegangen werden, dass die Schwierigkeiten, die Anlass für das betriebliche Eingliederungsmanagement waren, nachhaltig beseitigt wurden und eine Arbeitsplatzgefährdung aus diesem Grund nicht mehr zu befürchten ist.
Die gespeicherten personenbezogenen Daten in BEMdok werden nach Abschluss des Verfahrens und anschließender Wartezeit nach Aufforderung ebenfalls gelöscht. Als anonymer, statistischer Wert können sie in Gesamtübersichten sichtbar sein.
BEMdok wird den Datenschutzbestimmungen in allen Bereichen gerecht: Sowohl beim Programmaufruf als auch bei der Datenspeicherung wird größter Wert auf Sicherheit gelegt. Alle Klienteninformationen werden so abgelegt, dass sie ausschließlich über BEMdok geöffnet und verwaltet werden können. Dies gilt ebenso für die automatischen und manuellen Backups.
Falls gewünscht, ist es grundsätzlich möglich, mit einem Minimum an Klienteninformationen ein BEM-Verfahren zu dokumentieren. Im Prinzip kann ein Klient bereits nur mit Angabe einer beliebigen laufenden ID angelegt werden. Alle weiteren Informationen zur Person sind optional und von der Zustimmung des Klienten abhängig.
Die optionalen Personendaten haben aber dennoch eine hohe Bedeutung für den Beratungsprozess, indem sie dem BEM-Beauftragten viele Grundinformationen und Hintergründe zur Verfügung stellen, die für einen erfolgreichen Verlauf bedeutsam sein können.
