Zentrale Anlaufstelle für Formulare und klientenbezogene Dokumentenverwaltung
Im Hauptmenü kann über den Menüpunkt »Dokumente/Ausdrucke« die zentrale Dokumentenverwaltung in BEMdok aufgerufen werden:
Auswahlpunkt im Hauptmenü
Sie haben hierüber Zugang zu allen Formularen und Vorlagen, die für die BEM-Verfahren von Bedeutung sind. Zusätzlich können klientenbezogene Dokumente eingesehen/gedruckt werden, die zuvor mit der entsprechenden BEM-ID versehen wurden.
Hauptzweck von »Dokumente/Ausdrucke« ist jedoch, an einer zentralen Stelle einen schnellen Zugriff auf alle Formulare und weiteren Dokumente zu erhalten.
Es stehen hierbei diese Bereiche zu Ihrer Verfügung:
Funktionsauswahl
Vorgehen: Wählen Sie zunächst den gewünschten Klienten über die BEM-ID aus. Danach wird Ihnen daneben zur Kontrolle im Klartext sein vollständiger Name und seine Abteilung (bzw. Niederlassung/Filiale) angezeigt.
Anschließend kann die benötigte Funktion (siehe oben) aufgerufen werden:
Stammdaten
Hier erhalten Sie die Möglichkeit, die Stammdaten des gewählten Klienten auszudrucken: Mausklick auf START.
Wenn Sie dabei die Taste <Strg> gedrückt halten, wird zunächst eine Druckvorschau angezeigt, die auch zusätzliche Exportoptionen bietet.
Änderungen sind an dieser Stelle nicht möglich, können aber über das Klienten-Menü durchgeführt werden.
Klientenerklärung
Die verschiedenen Klientenerklärungen wie Schweigepflichtentbindung, Einverständniserklärung zur elektronischen Erfassung etc. sind hier verfügbar.
Sie greifen jeweils auf die im Ordner "Erklärungen/Formulare" abgelegten Vorlagen zurück.
Muster für Funktionsbereich "Klientenerklärung"
Es handelt sich hier um einen zweigeteilten Bildschirm, der nach Klick auf "Start" aktualisiert wird.
Im oberen Teil haben Sie (über einen Doppelklick auf einen Eintrag) Zugriff auf Ihre Vorlagen. Dabei werden (soweit Sie entsprechende Platzhalter eingefügt haben), alle relevanten Klienten-/Ereignisdaten automatisch in den Text eingefügt und gespeichert. Hierbei wird die BEM-ID dem Dateinamen vorangesetzt.
Anschließend öffnet sich die Anwendung (MS-Word o.ä.), die der entsprechenden Vorlage zugeordnet ist. Hier können Sie den Text noch einmal kontrollieren und/oder gegebenenfalls anpassen.
Den eigentlichen Ausdruck nehmen Sie ebenfalls über das Anwendungsprogramm vor.
Hinweis zu den Speicherorten:
•Vorlagen: Erklärungen/Formulare
•Dateiablage: Klientenerklärungen
•Siehe: Informationen zur BEMdok-Verzeichnisstruktur...
Aktionen
Hier erhalten Sie die Möglichkeit, eine Übersichtsliste aller Aktionen des gewählten Klienten auszudrucken: Mausklick auf START.
Wenn Sie dabei die Taste <Strg> gedrückt halten, wird zunächst eine Druckvorschau angezeigt, die auch zusätzliche Exportoptionen bietet.
Änderungen sind an dieser Stelle nicht möglich, können aber über das Aktionen-Menü durchgeführt werden.
Einladungen/Erinnerungen
Sie sehen hier alle schriftlich verfassten Einladungen und Erinnerungen zum gewählten Klienten.
Dokumentenübersicht im Funktionsbereich "Einladung/Erinnerung"
Es handelt sich hier um eine Listenübersicht, die nach Klick auf "Start" aktualisiert wird.
Durch einen Doppelklick auf einen Eintrag erhalten Sie Zugriff auf die Dokumente. Es öffnet sich die Anwendung (MS-Word o.ä.). Hier können Sie den Text noch einmal kontrollieren und/oder gegebenenfalls anpassen.
Den eigentlichen Ausdruck nehmen Sie ebenfalls über das Anwendungsprogramm vor.
Neue Einladungen können an dieser Stelle nicht erstellt werden, sie werden ausschließlich über den entsprechenden Aufruf im Hauptmenü (»Einladung/Erinnerung«) erzeugt.
Hinweis zu den Speicherorten:
•Vorlagen: Einladungen/Erinnerungen
•Dateiablage: Klientendokumente/Schriftverkehr
•Siehe: Informationen zur BEMdok-Verzeichnisstruktur...
Allgemeiner Schriftverkehr
Jeder weitere Schriftverkehr, soweit im entsprechenden Ordner abgelegt und mit der BEM-ID des Klienten markiert, ist in diesem Bereich abrufbar.
Hierbei kommen keine Vorlagen zum Einsatz.
Dokumentenübersicht im Funktionsbereich "Allgemeiner Schriftverkehr"
Es handelt sich hier um eine Listenübersicht, die nach Klick auf "Start" aktualisiert wird.
Sie sehen hier alle schriftlich vorliegenden Dokumente zum gewählten Klienten, soweit diese von Ihnen entsprechend zugeordnet worden sind. Durch einen Doppelklick auf einen Eintrag erhalten Sie Zugriff und es öffnet sich die zugeordnete Anwendung.
Den eigentlichen Ausdruck nehmen Sie ebenfalls über das Anwendungsprogramm vor.
Neue Dokumente können an dieser Stelle nicht erzeugt werden; sie sollten außerhalb BEMdoks vorgenommen werden.
Hinweis zu den Speicherorten:
•Vorlagen: Keine
•Dateiablage: Klientendokumente/Schriftverkehr
•Siehe: Informationen zur BEMdok-Verzeichnisstruktur...
