Optionale Formulare für die Online- oder Offline-Nutzung durch weitere Fallmanager*innen
Problemstellung
Sie und Ihre Kolleg*innen vom BEM-Team setzen BEMdok zur Erfassung und Dokumentation von BEM-Fällen ein. Dabei können alle erhobenen Daten unmittelbar in das Programm eingegeben werden.
In manchen Fällen, etwa, wenn in Ihrer Organisation mehrere Fallmanager*innen tätig sind, die jedoch keine eigene BEMdok-Lizenz besitzen, müssen alle BEM-Aktionen jeweils vollständig an die Stelle weitergeleitet werden, die dann die eigentliche Dokumentation vornimmt.
Unser Lösungsansatz
Um diesen Informationsfluss vollständig und reibungslos zu gewährleisten haben wir eine Lösung entwickelt, die sicherstellt
•dass alle erforderlichen Details zur Person des/der BEM-Berechtigten erhoben werden,
•dass jede Aktion vollständig erfasst werden kann,
•dass alle Informationsfelder vollständig kompatibel zu BEMdok sind,
•dass die Formulare wiederverwendbar sind,
•dass die ausgefüllten Formulare schnell und datensicher an die entsprechende Stelle weitergeleitet werden.
Umsetzung
Wir haben zwei Formularvorlagen entwickelt, deren Felder voll kompatibel zu BEMdok sind und die schnell und komfortabel ausgefüllt werden können.
Formular Stammdaten
Dieses mehrseitige Formular enthält alle Angaben, die Sie auch in BEMdok zur Person des/der BEM-Berechtigten eingeben können.
Nach dem Ausfüllen der entsprechenden Felder kann das Dokument unmittelbar vom Rechner aus an die dokumentierende Stelle versandt werden.
Formular Aktionen
Auch dieses Formular ist deckungsgleich mit den in BEMdok erhobenen Informationen zu jeder durchgeführten BEM-Aktion.
Nach Fertigstellung der Einträge kann das Dokument ebenfalls direkt vom Rechner aus automatisiert an den dokumentierenden Fallmanager versandt werden.
Erforderliche Einträge
Bei allen Formularen gibt es nur wenige Pflichtfelder - dabei wird sich an den Vorgaben in BEMdok orientiert. Nur wenn es der Fallmanager als nötig ansieht, können weitere Informationsfelder benutzt werden.
Pflichtfelder sind bei allen Formularen Name und Standort des/der Fallmanagers/Fallmanagerin und die Bezeichnung der Außenstelle/Filiale ("Kunde"). Beim Stammdaten-Formular beschränkt sich der Pflichtanteil auf Name und Fehltage der Klienten. Zur Aktionen-Erfassung genügen als Mindestangaben BEM-ID, Klientenname, Aktionsdatum und Aktionsbezeichnung - genau wie bei der Arbeit mit BEMdok.
Technische Umsetzung und Sicherheit
Zum Ausfüllen der Formulare (PDF-Format) genügt als Mindestanforderung eine aktuelle Version des Adobe Acrobat Readers. Der Zugang zu den Formularen ist sowohl für die Bearbeitung als auch für das Lesen passwort-gesichert und AES-verschlüsselt.
Nach der Fertigstellung eines Formulars wird dieses als letzter Schritt über das rechnereigene Mailprogramm automatisch an eine von Ihnen anzugebende Mailadresse versandt. Am Empfangsort wird die erhaltene PDF-Datei mit dem identischen Passwort geöffnet und seine Inhalte in BEMdok manuell übertragen.
Falls gewünscht, können sowohl Absender als auch Empfänger das vollständige Formular löschen, speichern oder ausdrucken und zu der jeweiligen BEM-Akte nehmen.
Das ursprüngliche Formular muss dabei nicht "nachgekauft", sondern kann immer wiederverwendet werden!
Sonstiges
Falls Sie unsere Erfassungsformulare einsetzen möchten, geben Sie bitte bei der Bestellung Folgendes an:
•den Namen Ihrer Außenstelle (Filiale/Niederlassung etc.)
•die Ortsbezeichnung Ihrer Außenstelle
•die gewünschte Mail-Zieladresse
•das gewünschte Passwort (möglichst > 8 Zeichen mit Groß-/Kleinschreibung, Zahlen und Sonderzeichen)
•falls gewünscht: ein Firmen-Logo (*.jpg oder *.png - maximale Abmessungen 190 x 115 px)
Sie können die Formulare in Ihrer Organisation beliebig oft einsetzen, eine unautorisierte Weitergabe an Dritte ist nicht gestattet.
